Jobbar helt digitalt, men hur löser jag det?

Det kommer program hela tiden som underlättar. Jag använder några olika, men har du ett speciellt som du föredrar så säg bara till.

Vid kort kommunication använder vi tex WhatsApp, videomöten skickar jag som regel via Google Meet. Projektinformation och listor skickas ofta via mail, medans filer ofta delas via ex Google Drive eller dropbox. Om inte annat önskas kommer en egen mapp på googledrive göras där vi delar våra filer.

Hur vi använder detta och kopplar till dig hjälper jag till med vid uppstart.

Lite vanliga frågor

Hur går samarbetet till?

Vi börjar med ett första möte där du berättar vad du vill ha hjälp med. När vi kommit fram till var vi börjar, löser jag ett avtal för bådas trygghet. Sedan går vi vidare genom jag får den informationen jag behöver och vi är igång.

Sedan har vi nära kontakt helt baserad på arbetsuppgifter och hur ofta du vill återkoppla.

Måste jag binda upp mig på en längre tid?

Nej. Vi skriver avtalet oavsett om det är en vecka eller fortlöpande.

Du kan använda tjänsterna oavsett om det är för en gång, fortlöpande eller säsongsbetonat.

Då jag jobbar helt på timbas så kan du enkelt justera dina kostnader efter behovet, detta gör även att du öka eller minska efter dina behov och inte låsa dig till visst antal.

Vad behöver du av mig?

Det beror helt på vad du behöver hjälp med. Men inloggningsuppgifter och din tid brukar vara en bra start. För kunna lösa tjänsterna brukar jag ställa ganska mycket frågor, speciellt till en början. Så vet man att man har säsongsbetonat, brukar jag rekomendera starta upp under lågsäsong om möjligt. Detta underlättar för er då det är lättare för dig hinna med frågorna.

Men om jag behöver hjälp med något annat?

Inga problem. Jag har bred erfarenhet och kan hjälpa till med mycket. Även lättlärd så det är bara att kommunicera vad ni behöver hjälp med. Jag har även många kontakter som jag vid behov kan kontakta åt er.

Hur fungerar det med betalningen?

Jag fakturerar i efterhand för den faktiska tiden. Faktura och tidrapport skrivs månadsvis med 10 dagars förfallodatum. Räknar ihop arbetad tid med 5 minuters intervaller.

Extra förklaring/säkerställning av våra sparade uppgifter    

•    Vem har tillgång till personuppgifterna i respektive system?

Alla medarbetare som arbetar med era, eller del av era stöttningar.

•    Varför har denna/dessa personer tillgång till dessa?

För att kunna hjälpa er med era uppgifter på bästa sätt.

•    Varför sparas uppgifterna?

Vi sparar så mycket information som möjligt för att på bästa, snabbaste och enklaste sätt kunna hjälpa er. Detta gör att vi enklare har informationen och kan hjälpa så brett som möjligt. 

•    Hur länge sparas uppgifterna?

Vi spar allt så länge som ni är kund hos oss. När samarbete avslutas spar vi informationen i 1 år. Efter 1år tar vi bort den information som inte är lagstadgad. Tex uppgifter i bokföring och liknande.

•    Hur sparas uppgifterna (pärm/system)?

Den mesta informationen sparas i uppdelade mappar på en extern hårddisk. Viss information finns i pappersformat under flik eller egen pärm. Anteckningar förs även i anteckningsblock använt endast till er. Person/företagsuppgifter finns även i vissa datasystem för tex bokföring

•    Hur garanterar ni att ni inte sparar uppgifterna onödigt länge? D.v.s. rutiner för städning/anonymisering.

Vi spar allt 1 år så informationen enkelt kan tass fram om du önskar dina uppgifter. Eller om du önskar hjälp igen. Alla uppgifter namnas och ligger på plats namnad åt er. Digitalt raderas hårt med rensningsprogram för borttagning. Papper som inte behövs längre och vid rensning, förstörs med dokumentförstörare. Remsorna delas sedan i 2 soppåsar och skickas i brännbart.

•    Hur gör ni för att enbart spara nödvändiga uppgifter, d.v.s. att ni inte samlar in uppgifter som ni inte har nytta av?

Då vi ser en nytta av det mesta så sparas allt. Har vi dock hjälpt till med ett formulär eller liknande, strimlar vi oftast underlagen när denna är klar. Om inte dessa behövs till annat eller kund efterfrågat annat.

•    Hur ser ni till att rätt person har tillgång till personuppgifterna? 

Vi har alla papper och hårddiskar på ett ställe som bara används av behörig. Digitalt är det lösenord i flera lager för att komma åt uppgifterna.